اصول و مبانی مدیریت پروژه
صفحه اصلی جستجو تماس با ما ثبت کالا

اصول و مبانی مدیریت پروژه

[ مشاهده نسخه اصلي ]

تعریف پروژه

یک پروژه را می­توان به صورت زیر تعریف کرد: مجموعه­ای از فعالیتها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می­گیرند. پروژه­ها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهایی معین، با هزینه­هایی معین و کیفیتی تعیین شده، اجرا بشوند. پروژه­ها ممکن است کارهایی باشند که انجام آنها در فواصل زمانی مشخصی لازم می­شود.


 مثلاً: بستن حسابهای کارخانه در انتهای سال مالی، تعمیرات اساسی یک پالایشگاه (Overhall) هر دو سال یک بار و … همینطور ممکن است پروژه­ها شامل کارهایی باشند که فقط یک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه­های ساختمانی، عمرانی، توسعه سازمان، پروژه­های تحقیقاتی و یا …

 با توجه به آنچه که گفته شد، اموری نظیر: تشکیل یک سمینار، تالیف و یا انتشار یک کتاب، راه­اندازی یک کارخانه، تولید یک محصول جدید، اجرای یک برنامه فضایی، انجام یک عمل جراحی پیوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می­گیرند، هر یک به خودی خود عبارت از یک پروژه می­باشند.

۲ – سازمان یک پروژه

برای دستیابی به هدف یا منظور یک پروژه، لازم است سازمانی برای اجرای فعالیت­های لازم تشکیل گردد. این سازمان باید دارای منابع و امکانات کافی و مناسب برای اجرای پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده­ها (ورودی­ها) به سازمان وارد می­شوند. سیاستها، روشها و برنامه­های اجرای کارها نیز جزئی از داده­های ورودی به سازمان می­باشند. امور مدیریت و کنترل، عبارت از کاربرد صحیح و مناسب منابع و امکانات برای اجرای فعالیت­ها به منظور دستیابی به اهداف پروژه می­باشد. این منظور یا هدف نهایی عبارت از ستاده­های (خروجی­های) سازمان بوده و شامل عواملی است که سازمان برای دستیابی به آنها تشکیل شده و فعالیتهای لازم را با کاربرد ورودیها به اجرا درآورده است. برای داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پیشرفت کارها، و مقایسه بازده عملی سازمان با آنچه که برنامه­ریزی شده، و یا در چارچوب سیاستها و خط­مشی­ها تبیین شده است، لازم است اطلاعات مناسبی از نحوه پیشرفت کارها به مدیریت برسد. این اطلاعات می­تواند نشان دهنده عواملی نظیر تاریخهای عملی اجرای مراحل مختلف کارها، نیروی انسانی و هزینه صرف شده، کیفیت کارهای انجام شده و سایر آگاهی­هایی که می تواند مدیریت را در تصمیم­گیری برای اجرای مراحل بعدی پروژه یاری نماید باشد.

برای اینکه چنین اطلاعاتی، به طور مرتب و به شکلی مناسب به مدیریت برسد، تشکیل یک سیستم اطلاعات بازتابی، به عنوان بخشی از سازمان پروژه، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می­باشد. سیستم اطلاعات بازتابی، با برقراری یک کانال ارتباطی بین ستاده­ها (خروجی­ها) و مدیریت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده­ها برداشت نموده و به مسئولین اجرای پروژه بازتاب میدهد.

 مدیریت پروژه می­تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی، پیشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاستها، روشها و برنامه­ها اقدام نماید و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات، تغییراتی به وجود آورد. بدیهیست ایجاد تغییرات در داده­ها، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه­ها، برنامه­ریزی­ها با دقت کافی انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغییرات در داده­ها، در میزانی اندک، قابل اغماض باشد.

اصول مدیریت و کنترل پروژه ها

قسمت دوم

 ۳- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

 مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و … امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، …………..

۳- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

دوره زمانی یک پروژه را از لحظه­ای که موضوع اجرای آن، به صورت یک نظریه، در فکر پایه­گذاری می­شود تا آن لحظه که پروژه تکمیل شده و هدف نهایی آن حاصل می­گردد، می­توان به چند مرحله متمایز تقسیم نمود. تقسیم­بندی دوره زمانی یک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگی به نوع و طبیعت پروژه­هایی که برنامه­ریزی می­شوند نداشته و این تقسیم­بندی معمولاً بر اساس نوع و خصوصیات فعالیت­های لازم در هر یک از مراحل اجرای پروژه انجام می­گیرد.

به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمایز، قابل تعریف می­باشد. این چهار مرحله عبارتند از:

مرحله ۱- مرحله نظری

مرحله ۲- مرحله طرح و برنامه­ریزی

مرحله ۳- مرحله اجرا

مرحله ۴- مرحله پایانی (اختتام)

       طول مستطیل­ها نشان دهنده زمانهای نسبی برای اجرای فاز­های پروژه می­باشد. طول مستطیل­ها در مواردی می­تواند نشانگر سایر عوامل، نظیر بودجه یا نیروی انسانی برای اجرای مراحل مختلف باشد. بدیهی است که زمانهای لازم در فازهای مختلف یک پروژه، بستگی به طبیعت و خصوصیات پروژه دارد. هر یک از مراحل پروژه، اندکی زودتر از تکمیل فاز پیشین خود آغاز شده­اند. در ادامه، هر یک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضیح داده می­شوند.

 مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و … امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، ممکن است مربوط به یک سازمان دولتی، یک موسسه خصوصی و یا یک شخص حقیقی باشد. در هر یک از این شرایط، رد فاز نظری باید روشهای تقریباً یکسانی برای اجرای این پروژه دنبال شوند.

اصول و مبانی مدیریت پروژه

برخی مفاهیم اولیه:

 

مدیریت پورتفولیو:

پورتفولیو به مجموعه‌ای(یک سبد) از پروژه‌ها گفته می‌شود. مدیریت مجموعه ای از پروژه‌ها یا طرح ها بصورت یکپارچه به نحوی که بهینه ترین استفاده از منابع سازمانی در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی صورت گیرد. 

مدیریت طرح:

به چند پروژه که از نظر اهداف یا خروجی نهایی یکسان هستند. یعنی هر کدام از آن پروژه‌ها بصورت جداگانهُ خروجی یا محصول کاملی را اراپه نخواهند کرد. مثلا دو پروژه احداث تونل انحرافی و ساخت تاج سد در یک طرح احداث سد را در نظر بگیرید. 

این مفاهیم در بخش تاریخچه و مفاهیم توصیف شده اند. در این قسمت تنها ارتباط و جایگاه آنها را منطبق بر شکل روبرو مشاهده می‌نمایید.

 

اصول و مبانی مدیریت پروژه

اصول و مبانی مدیریت پروژه

 

فاز های پروژه:

بخش‌های مختلف یک پروژه که تحویل شدنی‌های مشخصی را ارائه می‌کند. مثلا یک پروژه ممکن است دارای فازهای طراحی اولیه، طراحی مفهومی، اجرا باشد. و یا می توان از فازهای شکل‌گیری، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل و اختتام نام برد. کلا مفهوم فازهای پروژه برای تقسیم‌بندی بهتر و قابل کنترل‌تر پروژه مطرح شده است.

دفتر مدیریت پروژه(PMO)(Project management office):

یک واحد، بخش سازمانی است که برای ایجاد نگاه یکپارچه به کل سیستم مدیریت پروژه بسته به سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه‌ای سازمان‌، در سطوح مختلف ساختار سازمانی قرار می‌گیرد.  مسئولیتهای یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در بر گیرد.

دفتر مدیریت پروژه، مسئول هماهنگ نمودن برنامه ريزي ها, اولويت بندي ها و اجراي پروژه ها با اهداف تجاري سازمان مي باشد.

وظایف اصلی PMO شامل:

 تدوین دستورالعملها، رویه‌ها، استانداردها، آموزش مدیریت پروژه، توسعه متدولوژی مدیریت پروژه در کارکردهای پروژه محور

تحلیل منابع و سبد پروژه‌ها، مدیریت ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان، تعیین سازمان و ساختار پروژه ها، مدیریت اثربخش هزینه پروژه ها در کارکردهای سازمان محور

 

اصول و مبانی مدیریت پروژه

اصول و مبانی مدیریت پروژه

 

فاکتورهای تاثیرگذار محیطی(Enterprise Environmental Factors)(EEFs)

اشاره به شرایط محیطی دارد که بر همه جنبه های پروژه تاثیر می‌گذارد لذا در تدوین کلیه فرایندها و تعیین استراتژی‌های مدیریتی پروژه مد نظر قرار گیرند.(یکی از ورودیهای کلیه فرایندها می‌باشد) از جمله :

 

سرمایه‌های فرایندی سازمان(Organizational Process َََAssets)(OPAs):

شامل کلیه فرایندها، رویه‌ها، برنامه‌ها و ساختار دانشی است که در سازمان جاری است. این مورد نیز یکی از ورودیهای کلیه فرایندهای سازمانی است. برخی از این موارد شامل:

 

مهارت هاي مورد نیاز مدير پروژه:

 

فرایندها و حوزه‌های مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

جدول ماتریسی زیر جایگاه کلیه فرایندها و حوزه های دانشی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK را نشان می‌دهد. معمولا در ابتدا درک چگونگی کارکرد این فرایندها و ارتباط آنها با هم کمی سخت است. جهت توضیح توجه نمایید که همانطور که در شکل مفهومی ابتدای این بخش توضیح داده شد، از نظر زمانی ابتدا فرایندهایی که در زیر دسته آغازین قرار می‌گیرند(به مانند تهیه منشور پروژه) شروع می‌گردند. سپس فرایندهای برنامه‌ریزی و فرایندهای اجرایی و کنترلی همزمان اتفاق می‌افتند. در پایان هم فرایندهای اختتام.

اما در فرایندهای برنامه‌ریزی، ترتیب تهیه برنامه‌های مختلف در حوزه‌های دانشی مختلف تقریبا بر طبق ماتریس ارائه شده از بالا به پایین و پشت سر هم است. اما از آنجاییکه حتی برنامه‌ریزی‌های مختلف هم در طول پروژه دائما باید به روز شده و احتمالا تغییر کنند، نمی‌توان همواره این توالی را در نظر گرفت.

این مطالب بدین دلیل مطرح شد که اساسا ذهن ما علاقه مند است که بداند بترتیب و پشت سر هم چه کارهایی را باید انجام دهد. اما

کلا یک مساله مهم را در نظر داشته باشید که استاندارد PMBOK متدولوژی محور نیست. یعنی متدولوژی دقیقی ارائه نمی‌دهد. یعنی می‌گوید توالی انجام کارها را حسب نیاز پروژه خودتان انجام دهید و تمرکز اصلی آن بر روی رعایت کردن یکسری اصول و قواعد و فرایندهای مختلف است. اما استاندارد PRINCE2 متدولوژی ارائه می‌دهد. بهمین دلیل بسیاری از مشاورین پیشنهاد می‌کنند که این دو استاندارد را با هم استفاده نمایید.

 

ماتریس جایگاه فرایندها و حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

اصول و مبانی مدیریت پروژه

شکل زیر چرخه کلی فرایندهای پروژه را از نظر مفهومی نشان می‌دهد:

اصول و مبانی مدیریت پروژه

پنج فرآیند اصلی مدیریت پروژه

1- آنچه باید انجام دهد به طور دقیق درک کند(آغاز)

2- در مورد نحوه انجام آن به طور دقیق تصمیم بگیرد(برنامه ریزی)

3- آن را انجام دهد(اجرا)

4- مطمئن شود که دقیقا انجام شده است(کنترل)

5- تایید نهایی آن را بگیرد.(اختتام) 

 

مرحله آغاز، فرايند تاييد يك پروژه جديد و تصويب پيشبرد آن است.

بهتر است آغاز يك پروژه، هر چند به طور خلاصه، مكتوب و ثبت شود

برنامه ريزي، مهمترين فرآيند در مديريت پروژه است

برنامه ريزي شامل مشخص نمودن يك هدف خاص، تعيين اهداف و منابع مورد نياز براي انجام فعاليتهاي مربوطه و نحوه رسيدن به هدف، قبل از شروع پروژه است

با شروع اجرا برنامه ريزي متوقف نمي شود چرا كه طرح ها بايد بر طبق اطلاعات جديد تنظيم شود

براي اجراي يك پروژه موفقيت آميز، بايد اطلاعات صحيح را در زمان مناسب، به افراد مناسب ارايه دهيد. كار ژروهي اثر بخش است و ارتباطاط، بسيار مهم هستند.

 

ممكن است، تيم پروژه آنقدر در پروژه اي مشغول شوند كه اعضاي آن متوجه نشوند كه از هزينه هاي برنامه ريزي شده فراتر رفته اند، يا از زمان بندي مورد نظر عقب افتاده اند و يا حتي از خصوصيات اوليه محصول فاصله گرفته اند. اين امر، دليلي براي كنترل  و اجراي همزمان پروژه است.

اتمام پروژه بسيار مهم است زيرا فقط زماني پروژه تمام مي شود كه آماده قبول پروژه ديگري باشيد و يا بتوانيد به فاز بعدي پروژه بپردازيد. 

اتمام پروژه مستلزم پايان پروژه و كسب تاييد نهايي آن است

 

فرایند آغازین حوزه مدیریت یکپارچگی (توسعه منشور پروژه)

 

 

اصول و مبانی مدیریت پروژه

اصول و مبانی مدیریت پروژه

منشور پروژه

يك سند واضح ومشخص است كه براي آغاز و ابلاغ رسمي پروژه مورد استفاده قرار مي گيرد. منشور پروژه اولین اقدام در مرحله آغازین پروژه است و فلسفه اصلی آن این است که همه بدانند چه پروژه‌ای با په مشخصاتی در سازمان شروع شده است. فلسفه اصلی آن هم ایجاد هماهنگی و همکلامی کل سازمان در اجرای پروژه مذکور است.

 

 

اهم موارد مندرج در منشور از دیدگاه PMBOK:

نمونه سرفصلهای یک منشور کامل:

 

1- هدف پروژه(Project Goal):

2- اهداف قابل سنجش و معیارهای موفقیت پروژه(Project objectives):

3- دلایل انتخاب پروژه(Selection Criteria) (اهداف استراتژیک سازمان از انتخاب این پروژه):

4- الزامات سطح بالای پروژه(Product Requirements and Acceptance Criteria):

الف- الزامات ناشی از عوامل محیطی سازمانی:

ب- الزمات ناشی از قرارداد و اسناد و مدارک اولیه:

5- الزامات تصویب پروژه (چه چیزی موفقیت پروژه را تشکیل می­دهد، چه کسی تصمیم می­گیرد که پروژه موفق است و چه کسی پروژه را تصویب می­کند):

6- توصیف سطح بالای پروژه( شرح مختصر پروژه)(Project Description):

7- ریسک­های سطح بالای پروژه(High Risks):

8- زمانبندی خلاصه مایلستونها(Summary Milestones):

9- بودجه خلاصه( Budget Summary):

* واحد بر حسب میلیون ریال می­باشد.

10- انتصاب مدیر پروژه، مسوولیتها و اختیارات وی(Project Manager Authority Level):

بدینوسیله آقای ...... به عنوان مدیر پروژه ...... انتخاب می­شوند. اختیارات ایشان شامل موارد زیر می­باشد:

و مسوولیت­های ایشان شامل:....

فرایند تهیه منشور پروژه

اصول و مبانی مدیریت پروژه

توصیف فرایند

با در نظر گرفتن بیانیه کاری(یا شرح کار) پروژه(SOW) و طرح کسب و کاری پروژه(Business case) و توافقات درونی و بیرونی صورت گرفته و نیز EEFs و OPAs 

و با استفاده از قضاوت خبرگان سازمان و تکنیکهای تسهیل‌سازی

به منشور پروژه دست پیدا خواهیم نمود.

 

توصیف بیانیه کاری(شرح کار) پروژه(SOW)(Project Statement of work): 

یک توصیف روایی از محصولُ خدمات یا نتیجه پروژه است. 

برای پروژه‌های داخلی سازمان: پشتیبان یا آغازکننده پروژه SOW را تهیه می‌کند که در آن نیاز کسب و کاری و توصیف محصول یا خدمات و چگونگی هماهنگی با برنامه استراتژیک مربوطه مندرج خواهد بود.

برای پروژه‌های بیرونی سازمان: SOW از قرارداد یا RFP یا RFI یا RFB  که توسط مشتری(کارفرما) ارایه شده استخراج می‌شود و در آن نیاز کسب و کاری و توصیف محصول یا خدمات و چگونگی هماهنگی با برنامه استراتژیک مربوطه مندرج خواهد بود.

توصیف طرح کسب و کار(Business case):

ترکیبی از نیاز کسب و کاری و آنالیز توجیه اقتصادی پروژه است. بیشتر ابزار تصمیم گیری مدیران سطح بالای سازمان است. اینکه اساسا پروژه توجیه اقتصادی سرمایه صرف شده را دارد یا خیر.

اسناد مناقصه ممکن است همان طرح کسب و کاری باشد.

توصیف قضاوت خبرگی:

استفاده از نظرات افراد باتجربه و خبره سازمان و یا افراد بیرونی سازمان. خبرگان می‌توانند شامل: واحدهای دیگر سازمان، مشاورین، ذینفعان(مشتریان یا حامیان پروژه)، انجمنهای حرفه‌ای، گروه‌های صنعتی، SMEها یا دفتر مدیریت پروژه(PMO ) باشند.

 

توصیف تکنیکهای تسهیل‌سازی(Facilitation techniques):

تکنیکهایی مثل طوفان فکری، حل مساله، جلسات مدیریتی و تجزیه و تحلیل تعارضات.

فرایند آغازین حوزه مدیریت ذینفعان(شناخت ذینفعان)

اصول و مبانی مدیریت پروژه

ذینفعان پروژه

شامل افراد یا گروه‌ها یا سازمانهایی هستند که تاثیرگذار یا تاثیر پذیر به/از تصمیمات یا فعالیت یا خروجی‌های پروژه باشند. برخی از آن‌ها شامل مشتریان پروژه و مجریان پروژه و سازمانهای عمومی که به نحوی تاثیرپذیر از خروجی های پروژه هستندُ می‌باشد.

برای موفقیت پروژه بسیار ضروری است که در ابتدای پروژه یا فاز کلیه ذینفعان شناسایی شده و سطح علاقه مندی آنها بهمراه انتظارات شخصیشان و همچنین میزان قدرت و تاثیرگذاریشان مشخص شود. البته این بررسی در طول پروژه داپما باید به روز شود.

این اطلاعات در مرحله بعدی مدیریت ذینفعان یعنی برنامه ریزی ذینفعان برای برنامه ریزی چگونگی ارایه اطلاعات و برقراری روابط با ذینفعان( تا مشکلی برای پروژه پیش نیاورده بلکه حمایت بیشتری داشته باشند) مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

فرایند تشخیص ذینفعان

اصول و مبانی مدیریت پروژه

توصیف فرایند:

با در نظر گرفتن اطلاعات مندرج در منشور پروژه، اطلاعات تامین‌کنندگان مندرج در قراردادهای با تامین کنندگان(مستندات تدارکات)، اطلاعات ذینفعان قابل استخراج از فاکتورهای تاثیرگذار محیطی که بر روی فرایند مدیریت ذینفعان تاثیر گذار خواهند بود( فرهنگ و ساختار سازمانیُ استانداردهای صنعت)و همچنین داراییهای فرایندی سازمانی( فرمتهای ثبت اطلاعات ذینفعان، درسهای آموخته از پروژه های دیگر)

و با استفاده از تکنیکهای آنالیز ذینفعان، بحث و تبادل نظر در جلسات و نیز جمع آوری نظرات خبرگان سازمان

به لیست کاملی از کلیه ذینفعان پروژه بهمراه اطلاعات کامل آن‌ها،ارزیابی اطلاعات آن‌ها(نیازمندیهای اصلی هر کدام، انتظارات اصلی هر کدام،میزان تاثیر بر پروژه هر کدام، ...)  و نیر طبقه‌بندی ذینفعان دست خواهیم یافت. 

اصول و مبانی مدیریت پروژه

 

توصیف ابزار آنالیز و طبقه بندی ذینفعان

روشهای مختلفی برای این آنالیز و طبقه بندی وجود دارد از جمله چند روش زیر:

1- درجه‌بندی بر اساس قدرت/علاقه.   در این روش ذینفعان بر اساس میزان اختیار(قدرت) و توجه (علاقه) به پروژه طبقه بندی می‌شوند. سپس برای هر طبقه یک استراتژی رفتاری انتخاب می‌شود. شکل زیر نمونه ای از همین روش است.

2- درجه بندی بر اساس قدرت/تاثیر.   

3- مدل مستحکم سه بعدی. درجه بندی بر اساس قدرت، فوریت(نیاز برای توجه سریع)، ضرورت(میزان مناسب یا مثبت بودن یا نبودن دخالت آنها در پروژه)

 

شکل روبرو توصیف طبقه بندی نوع 1  است که  متدوالتر از روشهای دیگر است.

 فرایند برنامه‌ریزی در حوزه مدیریت یکپارچگی(توسعه برنامه مدیریت پروژه)

 

اصول و مبانی مدیریت پروژه

توسعه برنامه مدیریت پروژه

(برنامه‌ریزی برای برنامه‌ریزی)

یعنی مستند سازي اقدامات ضروري براي توصيف ،آماده سازي،يكپارچه سازي و هماهنگي در تمامي برنامه هاي وابسته درون برنامه مديريت.

برنامه مدیریت پروژه که به PMP معروف است(البته با مدرک PMP اشتباه نگیرید بلکه منظور Project Management Plan است) در اصل تعیین تکلیف برای Tailoring(یعنی لباس استاندارد PMBOK را به اندازه تن پروژه خودمان در آوردن) و نیز یکپارچگی برنامه‌های مدیریتی هر حوزه است. یعنی بومی‌سازی کردن. این اصطلاح از نظر PMBOK بدین معنی است که باید برای هر پروژه خاص عمق و چگونگی استفاده از فرایندها و اصول استاندارد، متناسب با شرایط و میزان اهمیت بخش‌های مختلف پروژه بومی‌سازی(Customized) یا خیاطی متناسب اندام پروژه شود. مثلا ممکن است برای یک پروژه کوچک توجیه زمانی و اقتصادی  نداشته باشد که کلیه فرایندها و چهارچوبهای مربوط به حوزه‌های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK تهیه شود. از اینرو در برنامه مدیریت پروژه، تکلیف این موارد روشن می‌شود.

برخی از مهمترین مواردی که در PMP مشخص می‌شوند شامل:

 

نکته مهم این است که PMP بسیار پویا بوده و با پیشرفت پروژه و افزایش یافته‌هایمان از پروژه به‌روز می‌شود. PMBOK از اصطلاح "تفصیل فزاینده" یا "Progressive elaboration" استفاده می‌کند. یعنی در یک پروژه به مرور زمان یافته‌های بیشتر شده و متعاقبا جزییات بیشتری به برنامه‌ریزی‌های پروژه‌مان اضافه خواهیم کرد.

 

فرایند تهیه برنامه مدیریت پروژه(PMP Plan)

اصول و مبانی مدیریت پروژه

توصیف فرآیند:

با در دست داشتن منشور پروژه و تقریبا کلیه فاکتورهای تاثیرگذار محیطی و سرمایه های فرایندی سازمانی از جمله استانداردها و رویه های اجرایی و ... و همچنین بااستفاده از خروجی فرایندهای دیگر(برای بازنگری برنامه مدیریت پروژه در مراحل دیگر)

و با استفاده از قضاوت خبرگی و تکنیکهای تسهیل سازی( از جمله طوفان فکری و جلسات حل مساله و مدیریت تعارض و ...) 

به برنامه مدیریت پروژه (PMP) دست پیدا خواهیم کرد.

بخشی از نمونه برنامه مدیریت پروژه

اصول و مبانی مدیریت پروژه

همانطور که مشخص است در مثال بالا به خاطر کوچک بودن پروژه توجیه چندانی نبوده است که در حوزه مدیریت زمان ۵ فرایند جداگانه داشته باشیم. لذا مشخص است که Tailoring در خصوص این حوزه صورت گرفته است.

توجه نمایید که بهتر است بخاطر اهمیت حوزه‌های مدیریت محدوده و زمان و هزینه ُ برنامه‌های این حوزه‌ها توسط خود مدیر پروژه تهیه شود.

 

به طور کلی برنامه مدیریت پروژه علاوه بر برنامه‌ریزی برای برنامه‌های مدیریت ۱۰ حوزه مدیریت پروژه شامل موارد زیر نیز می‌باشد(یعنی علاوه بر برنامه‌ریزی برای تهیه موارد زیرُ هرکدام از آنها پس از تهیه به عنوان یک سند در PMP قرار می‌گیرند. بهمین دلیل PMP ورودی اکثر فرایندها بوده و به‌روزرسانی آن نیز خروجی اکثر فرایندها است):

  • برنامه مدیریت تغییر

  • برنامه مدیریت پیکربندی

  • برنامه بهبود فرایند

  • برنامه مبنی محدوده و زمان و هزینه

  • برنامه مدیریت نیازمندیها

فرایندهای برنامه‌ریزی حوزه مدیریت محدوده

اصول و مبانی مدیریت پروژه

محدوده پروژه:

 مجموع محصولات و خدماتي است كه پروژه شما ارايه خواهد داد. محدوده پروژه را  به صورت يك دايره در دور  پروژه خود تصور كنيد.

زماني يك پروژه در محدوده خود است كه تيم پروژه فقط محصولات و خدماتي كه در پروژه تعيين شده است را ارايه دهند

 

كسب اطمينان از اينكه همه افراد تيم، درك مشتركي از محصولات و خدمات تعيين شده در محدوده پروژه دارند، يكي از سخت ترين وظايف شما به عنوان مدير پروژه است

منابع خروج از محدوده کاری

اصول و مبانی مدیریت پروژه

داشتن يك تعريف واضح و روشن از محدوده پروژه باعث مي شود كه همه افراد پروژه نسبت به موارد قابل تحويل يا غير قابل تحويل پروژه به طور دقيق آگاهي داشته باشند.

اين آگاهي احتمال كسب نتيجه موفقيت آميز را افزايش مي دهد زيرا همه منابع پروژه بر فعاليتهاي مربوط به موفقيت پروژه تمركز يافته است. زمان، هزينه و ديگر منابع براي فعاليتهاي غيرمرتبط با پروژه هدر نمي روند

شرح محدوده پروژه، سندي است كه در منشور پروژه منعكس مي شود تا محدوده پروژه را با جزييات قابل درك بيان كند

اصول و مبانی مدیریت پروژه

 

موارد قابل تحويل، خروجيهاي تعيين شده اي(محصولات و خدمات) هستند كه پروژه شما بايد ارايه دهد. در واقع هنگامي كه موارد قابل تحويل پروژه به طور رضايت بخش و كامل تحويل داده شدند، پروژه كامل شده است. آنها را در شرح محدوده به صورت جزيي تر توضيح دهيد.

 اهداف پروژه ، به طور بسيار صريح و محكم نحوه ارزيابي ميزان موفقيت پروژه را توضيح مي دهد. اهداف پروژه بايد حداقل مواردي مانند زمان بندي، هزينه و كيفيت را تعريف و تعيين كند

محصول پروژه، بر اساس مشخصاتي است كه در منشور پروژه شرح داده شده است 



تیم تحقیقاتی ساخت بازار 




SAKHT BAZAR